Částečná vratka objednávky: jak sladit peníze, sklad a doklady

Zákazník vrátí dvě položky z pěti. Jedna je nepoškozená, druhá čeká na posouzení. E-shop nemůže vyřešit situaci jediným přepínačem „vráceno“, protože fyzické převzetí zboží, vrácení peněz a účetní zpracování mají vlastní průběh.

Evidujte vratku po položkách a množství

Každá vracená položka potřebuje vazbu na původní objednávku, variantu a počet kusů. U tří zakoupených kusů stejného výrobku může zákazník vracet jen jeden. Součet přijatých vratek nesmí překročit skutečně prodané množství ani při dvou souběžných požadavcích.

Použijte cenu z původního nákupu, ne dnešní katalogovou cenu. Slevy za celý košík, zvýhodněné balíčky a dárky mohou výpočet komplikovat. Pravidla rozdělení částek musejí odpovídat obchodním podmínkám a příslušným právním a účetním požadavkům; nelze je odvodit pouze z aktuálního ceníku.

Přijatý balík ještě není prodejná zásoba

Sklad má rozlišit převzetí, kontrolu a uvolnění do prodeje. Jinak může e-shop ihned nabídnout poškozený výrobek dalšímu zákazníkovi. Pokud čekáte na příslušenství nebo posouzení stavu, držte kus v odpovídající evidenci mimo běžnou dostupnost.

Zachovejte informaci o šarži či sériovém čísle, pokud je používáte.
Zaznamenejte místo fyzického uložení vráceného kusu.
Přenos do ERP potvrďte identifikátorem konkrétní vratky.
Opakovaná zpráva nesmí přidat kus do skladu podruhé.

Refundace musí mít vlastní výsledek

Požadavek odeslaný platební bráně není totéž co dokončené vrácení peněz. Uložte vazbu na původní platbu, požadovanou částku a potvrzení poskytovatele. Operátor má vidět neúspěšnou refundaci jako problém k řešení, ne jako uzavřený případ.

Doklady a účetní zápisy navazujte na schválený výsledek procesu. Změna fakturačního dokumentu se nemá odehrát tichým přepsáním historické objednávky. Konkrétní typ dokladu a daňové zacházení potvrďte s účetní podle povahy transakce.

Zkouška, která odhalí slabiny integrace

Vraťte jednu položku ze slevového balíčku, rozdělte refundaci do dvou kroků a zopakujte integrační zprávu. Porovnejte peníze, prodejnou zásobu i související dokumenty. Pokud každý systém ukazuje jiný výsledek, potřebujete vyjasnit vlastnictví stavů, ne jen přidat další tlačítko.

Ztrácíte přehled o vratkách?

Propojíme návrh procesu se skladem, platebními službami a účetním systémem.

Probrat vratkový proces