Import Excelu do firemní aplikace: chyba na řádku nesmí pokazit celou evidenci

Soubor má dva tisíce řádků a na jednom chybí středisko. Má se odmítnout celý import, nebo uložit zbytek? Správná odpověď závisí na procesu. Nejdůležitější je, aby ji znal uživatel předem a mohl chybu napravit bez duplicit a ručního hledání.

Začněte významem sloupců, ne čtením buněk

Dokumentujte povinné údaje, povolené hodnoty, jednotky a identifikátor existujícího záznamu. Kód „00125“ není totéž co číslo 125. Datum ve formátu 03/04 může mít více výkladů. Šablona proto potřebuje příklady a jednoznačná pravidla, nikoli jen názvy sloupců.

Rozlišujte prázdnou buňku od pokynu smazat existující hodnotu. U aktualizačního importu může prázdné pole znamenat „neměnit“. Pokud to není definované, běžná oprava ceníku nechtěně vymaže popisy. Počítejte také s duplicitním klíčem uvnitř jednoho souboru.

Ukažte náhled ještě před zápisem

Uživatel má vidět počty nových, změněných, nezměněných a chybných záznamů. Chyba uvádí řádek, sloupec, problematickou hodnotu a způsob opravy. Obecné hlášení „import se nezdařil“ nutí člověka hádat a opakovaně nahrávat stejný soubor.

U účetně provázaných dat může být nutný zápis všeho, nebo ničeho.
U nezávislých kontaktů může dávat smysl částečné přijetí.
Částečný výsledek musí obsahovat přesný seznam odmítnutých řádků.
Opravený soubor nesmí znovu založit již přijaté záznamy.

Ověřte, zda se data mezitím nezměnila

Mezi náhledem a potvrzením může jiný pracovník upravit stejné položky. Aplikace musí znovu ověřit podmínky zápisu a vyřešit konflikt, ne slepě použít starý náhled. Každý běh importu evidujte s autorem, časem, verzí šablony a výsledkem.

Nahrané tabulky považujte za nedůvěryhodný vstup. Omezte velikost i počet řádků, kontrolujte typ souboru a nespouštějte vložená makra. Chybové exporty připravujte tak, aby hodnoty začínající znaky pro vzorce nebyly po otevření tabulkovým procesorem nechtěně vykonány.

První testovací soubor má být záměrně špatný

Přidejte vedoucí nuly, neplatné datum, duplicitní klíč a neexistující vazbu. Potom import zopakujte. Přijetí druhé kopie týchž dat je stejně důležité ověřit jako správné načtení prvního řádku.

Přepisujete tabulky ručně?

Připravíme import s náhledem změn, vysvětlením chyb a dohledatelným výsledkem.

Firemní aplikace na míru